¿Cómo ser más productivo? - Parte 2

Actualizado: ago 31

Mi artículo anterior, la parte 1 con mis 5 primeros consejos para aumentar tu productividad, ha sido muy bien recibido y está teniendo muchas visitas. Me alegro porque eso me motiva a escribir esta segunda parte la cual de todos modos ya la tenía planificada ya que son varias las acciones que puedes aplicar para mejorar tu productividad.


No trates de aplicar los 10 consejos de una, quizás no todos sean adecuados para ti. Mejor si vas paso a paso, aplicando uno nuevo una vez que domines el anterior. A mi entender, los más importantes son los primeros consejos de productividad del artículo anterior, ya que ellos serán la base para que puedas aplicar los demás. Así que si aún no has leído ese artículo te recomiendo que lo hagas ahora y luego vuelvas a este.


Recuerda también que es muy importante tener claro cuál es tu objetivo. ¿Por qué quieres ser más productivo o productiva? Si tu propósito es lo suficientemente claro y fuerte, seguro te movilizará a hacer grandes cosas.


Para mi ser más productivo me ayuda a aportar más valor con los proyectos en los cuales me involucro, haciendo todo lo posible por aportar siempre en positivo.



CONSEJOS PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD


1.- OPTIMIZA TU MÓVIL PARA TU PRODUCTIVIDAD


Me atrevo a decir que pasas gran parte de tu tiempo diario en tu teléfono móvil y probablemente no de la manera más productiva.

Un estudio realizado por Hootsuite y We are Social llamado "Digital 2021" apunta que los usuarios del mundo pasan aproximadamente 4 horas al día utilizando el móvil. Obviamente existen grandes variaciones entre países pero está claro que el móvil es ahora nuestra pantalla "más importante" por encima de la televisión.


Por ello, es super importante que apliques algunos trucos para que tu móvil se convierta en tu aliado y no en tu peor enemigo. Aquí te dejo los que he aplicado yo que más me han beneficiado:

  • Elimina tus notificaciones: Que no sea el móvil quien llame tu atención y te pida que estés pendiente de cada nuevo mensaje, like, follow, email, o lo que sea. Elimina tus notificaciones, tanto el sonido como el aviso en pantalla, y verás como poco a poco te distrae menos. Ten en cuenta que quizás tengas que avisarle a tus colaboradores o equipo de trabajo que tienes las notificaciones apagadas para que sepan que si realmente necesitan tu atención deberán llamarte. Si la idea de eliminar notificaciones te causa ansiedad, quizás empieza haciéndolo únicamente en las horas que más productivo(a) necesites ser.

  • Organiza tu pantalla: ¿Cuántas aplicaciones tienes instaladas? ¿Cuánto tiempo pierdes buscando la aplicación que necesitas? Seguro que muchas veces agarras el móvil para buscar algo y una vez que lo tienes en la mano ya te olvidaste lo que querías. O agarras el móvil y pierdes casi un minuto buscando la aplicación que necesitas. Te recomiendo agrupar tus aplicaciones categorizándolas de tal manera que tu pantalla no se vea repleta de cosas. Bonus track. Hace poco me compartieron una captura de pantalla de una persona que agrupaba sus aplicaciones y nombraba esos folders con afirmaciones y me encantó. Quizás te animes a probarlo también.


organización del móvil para productividad


2.- APRENDE A DECIR QUE NO


Esta es una de las que más me ha costado, y aún me cuesta por mi naturaleza de querer complacer a los demás.

¿Cuántas veces has dicho que si a algún compromiso, reunión, proyecto, etc para que llegado el momento te des cuenta que realmente no quieres hacerlo?


Esta acción cuesta porque no queremos quedar mal con los demás, parecer antisociales o maleducados. El truco es decir que no de una manera sutil pero directa. Esto tiene mucho que ver con la comunicación asertiva, un tema que conversamos en profundidad con la psicóloga Ana Vico en nuestra entrevista en Hospitalidad Emprendedora.


¿Qué me ayuda para aprender a decir que no?

  • Identificar el costo de oportunidad. Este es un término de economía pero básicamente cada vez que le dices que si a algo, tendrás que dejar de hacer otra cosa más. La próxima vez, antes de decir que si, piensa qué otras áreas o situaciones se verán afectadas por tu decisión.

  • Tengo mis valores y objetivos muy claros y presentes. Si algo no me acerca a mis objetivos o no está alineado con mis valores tiene el no casi seguro. Utiliza los tuyos para medir tus decisiones.

Decir que no se trata de poner límites y saber priorizar, algo muy importante si quieres cumplir los objetivos que te has trazado. Si quieres aprender cómo decir que no a través de la comunicación asertiva te recomiendo profundizar en este artículo de Paola en Psicología Estratégica.


3.- APRENDE A DELEGAR

consejos de productividad. delegar

Esta es otra de las que me ha costado aprender a aplicar y siendo 100% sincero, me falta mucho por dominar.


Cuando emprendes, sobretodo al inicio, sueles encargarte de todo. Frontend, backend, administración, atención el cliente, ventas, quejas, etc. Claro está que esta situación no es sostenible por mucho tiempo, y mucho menos si tu plan es que tu proyecto crezca. Por ello, para aumentar tu productividad y la de tu emprendimiento o empresa debes aprender a delegar.


Lo primero aquí es identificar tus creencias limitantes que se convierten en barreras para que delegues correctamente. Las mías se ven y suenan de la siguiente forma: No tengo tiempo para explicar cómo hacer las cosas, nadie lo va hacer mejor que yo y prefiero hacerlo yo antes que estar detrás de los demás.


Por suerte, conforme he ido creciendo, aprendiendo a liderar y a tener más confianza en mi equipo ( porque delegar va de tener confianza en los demás ), voy aprendiendo el arte de delegar.


Antes de compartirte los pasos clave para delegar quiero resaltar algunas de las ventajas de hacerlo bien:

  • Libera tu tiempo para dedicarte a las tareas donde puedes aportar mayor valor

  • Ayuda a crecer a tu equipo de trabajo y colaboradores

  • Motiva a tu equipo de trabajo

¿Y cuáles son las claves para hacerlo bien?

Personalmente me gusta las 3 claves que comparte Daniel Colombo, coach ejecutivo y autor, en su artículo 3 pasos para aprender a delegar tareas ¡Y hacerlo bien!

  • Determina los objetivos de la tarea a delegar. Recuerda que los objetivos deben ser SMART. Específicos, medibles, accionables, realistas y con fecha de tiempo.

  • Explica el propósito de la tarea. Explica claramente por qué es importante lo que estás delegando y cuales son sus implicaciones en los objetivos globales del proyecto. Junto con el propósito otorga toda la información necesaria.

  • Establece un método de seguimiento. Consensuado entre las partes, muy importante. Con los puntos claves a medir y fechas calendarizadas para reuniones de seguimiento.

Una vez que has establecido los 3 puntos de arriba y aclarado cualquier duda es momento de soltar y confiar en que la persona que has elegido para la tarea lo hará de manera correcta. Para que no tengas dudas en esta parte, yo le agregaría un paso a los 3 de arriba, Tómate tu tiempo en identificar a la persona adecuada y asegúrate que la tarea está alineada con sus habilidades, objetivos y propósito personal.


4.- ESTABLECE EL LÍMITE EN TUS LLAMADAS


Este consejo es relativamente nuevo para mi y lo aprendí en el canal de uno de mis creadores de contenido de emprendimiento favoritos, Patrick Bet David y Valuetainment .


Culturalmente puede resultar un poco "impactante" al principio, pero una vez que lo pruebas verás que no le afectará tanto a los demás como esperas.


La próxima vez que recibas una llamada de un colaborador o miembro de tu equipo, y estés enfocado(a) haciendo otras cosas pregúntale: "Hey XYZ, ¿esta llamada requiere de 5, 15 o 30 minutos de mi tiempo? Dependiendo de su respuesta y de tu tiempo disponible sabrás si lo puedes atender en ese momento o si es mejor pedirle que te llame o lo llames tú en otro momento (diciéndole tú la hora que mejor te viene).


La primera vez que escuché este consejo pensé: "Esto aplicará a Estados Unidos pero definitivamente no a España." Pero creeme que lo venga aplicando de manera habitual entre las personas que colaboran conmigo y no he percibido ninguna reacción adversa.


Obviamente esto lo aplico únicamente cuando la llamada no ha sido anteriormente agendada y cuando estoy ocupado en otras tareas. Si percibes que alguien se lo toma a mal puedes explicarle que en este momento estás enfocado en una tarea de suma importancia y quieres darle la atención que se merece a su llamada y por ello prefieres preguntar para no tener que cortarle antes de tiempo. Cuando damos las expectativas adecuadas con claridad, todo fluye mejor.


5.- PIDE AYUDA


Para aplicar este último consejo con acierto deberás dejar tu ego de lado.


La próxima vez que te sientas atascado con alguna tarea o decisión y estés tomando demasiado tiempo para resolver y salir adelante, hazte la siguiente pregunta: ¿Quién que conozco puede tener la respuesta o solución a mi desafío?


A muchos de nosotros nos cuesta enormemente pedir ayuda, yo el primero, y esto no sirve para nada. Probablemente alguien ya haya pasado por ese problema que tanto te apremia y tiene la solución. Quizás alguien de tu círculo tiene la llave que te abrirá la puerta a tu próxima gran oportunidad. Jamás tengas vergüenza en pedir ayuda o comentar acerca de los recursos que necesitas para cumplir tus objetivos. Quizás la respuesta esté mucho más cerca de lo que percibes.


Espero que estos consejos te sirvan y ayuden a llegar a tu próximo nivel de productividad.


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