El tema de la productividad está por todas partes. Todos queremos ser más productivos ya sea que seamos trabajadores por cuenta ajena, trabajadores independientes, empresarios o estudiantes. El tiempo es nuestro recurso más valioso y por ello queremos aprender a aprovecharlo al máximo.

Antes de ir directo a los 5 primeros consejos, quiero empezar con la definición de ¿Qué es la productividad? La productividad se define como el valor de los bienes y servicios producidos en un período específico de tiempo. Importante resaltar, el valor producido.

Estar o sentirte ocupado(a) no es lo mismo que ser una persona productiva. Esto es algo muy importante a tener en cuenta y uno de los grandes errores que cometemos.

Hasta no hace mucho, el hecho de estar y mantenerme ocupado me hacía sentir productivo. Fue cuando me uní a la comunidad de RevenueKnowmads y empecé a analizar con detenimiento el modo de trabajo de uno de mis mentores, Jaime Chicheri, que me di cuenta que mi perspectiva de productividad estaba equivocada.

Desde entonces, finales de 2019 – principios de 2020, he adoptado una serie prácticas y métodos que me están ayudando a sacarle más valor a mi tiempo. Algunas de estos consejos que te comparto son cosas que hago desde mucho antes y otras son cosas que empecé a implementar hace menos tiempo, pero que ya me han demostrado que cumplen con mi objetivo. Soy un emprendedor involucrado en diversos proyectos y por ello debo estar siempre en constante evolución y aprendizaje.

¿Cuál es mi gran objetivo optimizando mi productividad? Cumplir mis metas profesionales sin perjudicar mi salud mental y física, ni dejar de lado mis relaciones personales y tener tiempo para practicar las actividades que me gustan. Quiero vivir una vida alineada con mis valores y ser más productivo me acerca a ello.

Consejos para mejorar tu productividad

1- Conoce tus ritmos circadianos y cronotipo

nLos ritmos circadianos son procesos naturales, cambios físicos, mentales y conductuales, que nos ocurren a lo largo del día, en un ciclo de 24 horas. Estos cambios responden principalmente a la luz y a la oscuridad.

Habrás escuchado o leído el consejo de productividad de levantarte super temprano, unirte al club de las 5 de la mañana y empezar tu día antes que los demás. Esto no te funcionará si tu ritmo circadiano no se sincroniza de dicha manera.

¿Y qué son los cronotipos? nLos cronotipos están estrechamente relacionados con los ritmos circadianos de cada persona y es la predisposición natural que tiene cada uno, en relación a los momentos del día en que se siente con más o menos energía.

Personalmente no conocía los cronotipos hasta una reciente sesión de coaching que tuve con Sonia Hidalgo, quien me recomendó leer al respecto y evaluar cuál sería mi cronotipo para optimizar mis tareas según mis energías a lo largo del día.

Leyendo e investigando al respecto, llegué a este excelente artículo acerca de los ritmos circadianos y los cronotipos escrito por Esther Pérez en el blog Camino Minimalista. Léelo si quieres profundizar más al respecto. nnConocer tus ritmos circadianos y cronotipo te ayudará a identificar los mejores horarios para dormir, despertarte, comer, trabajar, hacer ejercicios, etc. Una excelente herramienta más para nuestro autoconocimiento.

Si quieres realizar tests para conocer tu cronotipo:

– The Power of When quiz, del Dr. Michael Breus PhD. (Está en inglés y te tienes que dar de alta y luego recibirás una serie de emails de su parte. No obstante, siempre te puedes dar de baja y la información está bastante bien explicada.)

– Test de matutinidad / vespertinidad de la Universidad de Murcia

Me parece super interesante e importante recalcar que nuestros ritmos circadianos varían a lo largo de nuestra vida.

[ ¿Te interesa el autoconocimiento? Te recomiendo conocer el Eneagrama ]

2 – Crea tu rutina matutina ideal

Una vez que sabes tu hora ideal para acostarte y levantarte, me parece clave crear tu rutina matutina ideal.

A mi me gusta despertarme temprano, pero aún si tú te despiertas un poco más tarde, el ritmo y la forma en la que arrancas tu día determinará el resto de tus horas.

Este consejo no va por decirte una hora exacta a la cual despertarte sino a que decidas cómo quieres empezar tus días y te asegures de crear los espacios y momentos que te permitan llevar a cabo tu rutina ideal.

“Somos lo que repetidamente hacemos. La excelencia no es un acto sino un hábito” . Aristóteles

Tener tu propia rutina matutina se convertirá en un momento maravilloso de tu día, créeme. No hay nada más increíble que sentir que empiezas tu día con buen pie, después de eso no hay quien te pare.

Si te animas a googlear rutinas matutinas de gente exitosa o altamente productiva, verás que la gran mayoría coinciden en muchos de sus hábitos. No te vuelvas loco(a) tratando de incorporarlos todos de una, ve poco a poco, sin prisa, pero tomando acción.

Este hábito es uno de los que más avance me ha dado en cuanto a mi productividad y noté su gran importancia tras leer el libro del Club de las 5am, controla tus mañanas, impulsa tu vida, de Robin Sharma. Si solo puedes tomar un consejo de todos los de este artículo, empieza con este. nnLo más importante de establecer tu rutina matutina es darte el tiempo necesario por la mañana para arrancar tu día sin estrés y con tranquilidad. Cuando empezamos nuestro día “corriendo” y con prisa, nuestro cuerpo libera un químico llamado cortisol, el cual incrementa nuestra ansiedad y reduce nuestro nivel de energía. Crea una rutina matutina como si fuese un ritual, el ritual más importante de tu día.

Mi actual ritual matutino incluye en el siguiente orden, 15 minutos de estiramiento, 10-20 minutos de algún tipo de meditación (según como me sienta ese día), 10-15 minutos de lectura de un libro inspirador o motivador (o video o podcast), 10-15 minutos de visualización de cómo quiero que sea mi día en cuanto a los objetivos y tareas que me he propuesto.

Para ese momento, mi novia ya se ha despertado y desayunamos juntos. Esto es algo no negociable para mi ya que está alineado con mis valores. Quiero disfrutar del desayuno con mi novia sin interrupciones y estando 100% presente. Asegúrate que tu rutina esté alineada con tus valores personales. Como última aclaración, durante toda mi rutina matutina evito las redes sociales, las noticias, los emails, el whatsapp, sms, etc. Este es un momento para ti, no permitas que lo dicten mensajes e información externa.

Si quieres profundizar en la creación de tu propia rutina te recomiendo el libro de Robin Sharma que mencioné arriba (El Club de las 5am) y que leas este artículo de Rutina matutina del éxito, en el sitio web de Angie Ramos. 

3 – UTILIZA tu calendario digital

Más de una vez habrás escuchado o leído decir, “Muéstrame el calendario de una persona y te diré sus prioridades.” Y no podría estar más de acuerdo. nnEste hábito forma parte de mi vida hace muchísimos años y cada vez voy aprendiendo nuevas formas de optimizarlo.

Mi herramienta favorita para ello es Google Calendar ya que se sincroniza con mi email, mis contactos, mi móvil, google meets, y básicamente toda la suite de Google. Aparte que también puedo compartir mi calendario con mi socio o compañeros de trabajo para que vean mi disponibilidad en todo momento sin tener que preguntarme.

Te recomiendo que empieces a utilizar tu calendario y pongas tus reuniones, llamadas, momentos de ejercicio, etc en él. Puedes organizarlo como mejor quieras, categorizarlo por colores, o crearte diferentes calendarios para temas profesionales y personales. Empieza lo más simple posible, poco a poco irás aprendiendo los métodos que mejor se adapten a ti.

Cuando recién empecé a utilizar el calendario ponía cada tarea en él, por más corta que fuese, hasta que aprendí la técnica del timeblocking la cual nos la comentó Joan Boluda en la entrevista en Hospitalidad Emprendedora, acerca de productividad, marketing y podcasting.

Ya sea que recién vas a empezar a utilizar el calendario o que lo utilizas hace mucho, te recomiendo 100% que explores la técnica del timeblocking.

Algunas de las características principales y que más diferencia han tenido en mi productividad son:

a) Crea bloques más grandes, agrupando tareas que son similares entre si.

b) Deja espacio en blanco para imprevistos. O mejor aún, tal y como me enseñó Joan Boluda, no lo dejes en blanco ya que seguro lo llenarás con otra cosa, crea un bloque llamado imprevistos.

c) Crea un bloque para el día que organizarás tu calendario.

Si quieres profundizar y aprender más detalles acerca del timeblocking te recomiendo este artículo escrito por Isa y Juanmi de Más y Mejor, dos emprendedores que se dedican a ayudar a otros emprendedores a activar su máximo potencial.

4 – El método Kanban y Kanbanflow

Este siguiente consejo y herramienta han marcado un antes y un después en la manera en como trabajo y lo aprendí al unirme a la comunidad de RevenueKnowmads a finales del 2019.

El método Kanban origino en Japón, en la fábrica de Toyota, y es hoy en día una de las metodologías ágiles de gestión de tareas más utilizada.

¿Qué es kanbanflow?

Kanbanflow es un software, o herramienta online, con versión gratuita y de pago (la gratuita es más que suficiente) que te permite crear tableros para visualizar y mapear flujos de trabajo. Las 3 columnas básicas de un tablero de Kanban son por hacer, en progreso y hecho. Aunque la herramienta te permite crear la cantidad de columnas y ponerles el nombre que quieras.

En mi caso, tengo un tablero creado para cada uno de mis proyectos profesionales, Sweet Accommodations, Podcast Hospitalidad Emprendedora, CoImpact Coliving y Fútbol de Impacto. Los cuales puedo compartir con las demás personas que trabajan en dicho proyecto y las columnas han sido creadas según las características de cada proyecto.

Por otro lado, tengo un tablero personal, con una columna por día, en el cual cargo las tareas que voy a ejecutar cada día. Al principio cargaba demasiadas tareas por día hasta que caí en cuenta lo contraproducente que era. Ahora cargo solo mis 3 tareas más importantes del día y empiezo mi día con la más importante de ellas.

¿Cómo saber cuál es tu tarea más importante del día? Realiza la siguiente reflexión:

Si todo se mantuviese de la misma manera a como está ahora, cuál tarea haría que todo lo demás parezca secundario. ¿Qué tarea me acerca más a mi propósito o gran objetivo?

Recientemente he empezado a apoyar a pequeñas empresas y emprendedores en su estrategia de marketing, branding y creación de sitios web. Con aquellos clientes en los que sé que el proyecto será de larga duración, creo un tablero de kanban compartido con ellos. De esta manera, sabemos en todo momento en qué fase del proyecto nos encontramos y tenemos un historial de toda la comunicación dentro de cada tarea.

Junto a mi google calendar, veo mi tablero (o tableros) de Kanbanflow a diario (salvo quizás los fines de semana).

He encontrado este video tutorial en inglés, corto, sencillo y actualizado, para iniciarte en kanbanflow. Te recomiendo darle un vistazo y crear tu primer tablero. Poco a poco irás explorando y conociendo mejor la herramienta. Si quieres que te ayude, no dudes en contactarme.

[Anteriormente he escrito acerca de otra herramienta gratuita super potente, el CRM Streak de Google]

5 – Optimiza tus reuniones

Cuando empecé con Sweet Accommodations en nuestra primera casa de huéspedes, “Traveller House”, mi socio Gonzalo y yo hacíamos todas las tareas; limpieza, mantenimiento, reservas, recepción, atención al cliente, contacto con los proveedores, etc. Conforme nuestra empresa fue creciendo y contratamos equipo de trabajo, empezaron las reuniones, cada vez más, y hoy en día ocupan casi el 50% de mi tiempo de trabajo.

Al principio me gustaban las reuniones, me sentía “cool”e importante. Hoy por hoy, evito cualquier reunión que no requiera de mi presencia.

Te comparto algunos consejos que me han servido a mi para tener reuniones más productivas:

a) Antes de asistir, pregúntate a ti mismo, al organizador o a tu equipo de trabajo: ¿Es necesaria mi presencia en esta reunión? Muchas veces, según la posición que tengas en la empresa o proyecto, se requerirá tu presencia para siguientes pasos pero no en las reuniones iniciales.

b) Establece y clarifica el objetivo de la reunión y la orden del día. ¿Qué vamos a tratar en esta reunión y por qué nos estamos reuniendo? Si no tenemos esos puntos claros antes de reunirnos vamos a perder el tiempo.

c) Establece la duración de la reunión con antelación y ponla en tu calendario. Trata de acortar tus reuniones. Si desde un principio se establece que la reunión será de 30 minutos, probablemente todos los participantes sean más directos y eficientes.

d) Habla con tu equipo, colaboradores y clientes, y hazles saber con antelación durante qué momento del día prefieres reunirte. Si sabes que en las mañanas eres más productivo(a) dedicándote a otras tareas, entonces solo acepta reuniones en la tarde, salvo que sea una emergencia claro está. Aquí se trata de aclarar tus preferencias para no chocar con las expectativas de los demás.

Espero que estos 5 consejos te sirvan. En un próximo artículo compartiré otros 5 consejos clave para optimizar tu productividad.Mientras tanto, coméntame si ya has probado alguno de estos consejos y cuál funciona mejor para ti.